دستورالعمل نحوه دریافت نمونه از آزمایشگاه های ارجاع دهنده

 

آزمایشگاه مندل مفتخر است که با اتکا به اعتماد همکاران گرامی از بیش از 300 مرکز آزمایشگاهی دریافت نمونه را انجام داده و در بهترین شرایط ممکن نتایج این آزمایش ها را به همکاران عزیز باز میگرداند. در این راستا و به جهت ایجاد هماهنگی کامل بین آزمایشگاه مندل و مراکز ارسال کننده نمونه دستورالعمل جامعی تهیه شده است که نوشته زیر از بند 5 این دستورالعمل تحت عنوان "دریافت نمونه از آزمایشگاه های ارجاع کننده به آزمایشگاه مندل" اقتباس شده است برای دریافت فایل کامل این دستورالعمل می توانید اینجا کلیک کنید.

5- شرح اقدامات:

5-1- بسیاري از اوقات بخشي از نمونه های پذیرش شده در آزمایشگاه ھا براي انجام آزمایش به آزمایشگاه دیگری تحت عنوان Referral laboratory نامیده مي شود، ارسال مي گردد. ارجاع نمونه ها و ارتباط آزمایشگاه ارجاع دهنده با آزمایشگاه ارجاع، بدون در نظر گرفتن بعد مسافت بین دو آزمایشگاه) از شهري به شهر دیگر و گاه از کشوري به کشور دیگر باید از اصول و ضوابط مشخصی پیروي نماید.

5-2- در روند ارجاع، یکی از مهمترین فرآیندھایی که مي بایست مد نظر قرار گیرد "مدیریت نمونه " است که شامل کلیه اقداماتي میشود که جهت حفظ تمامیت و کیفیت نمونه از زمان جمع آوري و طي مراحل نگهداري و انتقال نمونه صورت مي گیرد. رعایت اصول ایمنی و امنیت زیستی حین انتقال نمونه بسیار حائز اهمیت می باشد. مدیریت فرآیند پس از انجام آزمایش و نحوه گزارشدهی و ارسال نتایج و نگهداری سوابق مربوطه در آزمایشگاه ارجاع و آزمایشگاه ارجاع دهنده نیز می بایست بر اساس ضوابط مشخصی انجام شود.

5-3- اطمینان از کیفیت انجام آزمایش در آزمایشگاه ارجاع بحث مهم دیگري است و ارزیابي عملکرد آزمایشگاه ارجاع بي شباھت به ارزیابي الزامات سیستم کیفیت در یک آزمایشگاه نمي باشد.

5-4- این دستورالعمل وظایف آزمایشگاه ها را در روند ارجاع نمونه نسبت به یکدیگر و ھمچنین در قبال بیمار و سلامت و ایمنی جامعه مشخص می کند و به منظور آشنایي با الزامات و مقررات مربوط به ارجاع آزمایش ھا و آزمایشگاه ھاي ارجاع، تدوین شده است و رعایت مندرجات آن از سوی مسئولین فنی و کارکنان آزمایشگاه ارجاع دھنده و ارجاع،  براي بهبود روند ارجاع آزمایش ھا ضروری می باشد.

5-5- معیارھاي انتخاب آزمایشگاه ارجاع :مسئول فني آزمایشگاه ارجاع دھنده مسئول انتخاب آزمایشگاه ارجاع و لذا ارزیابي نحوه انجام خدمات در آن میباشد. این ارزیابي به روش هاي مختلف مي تواند صورت پذیرد. در نهایت آزمایشگاه ارجاع دھنده مي بایست از انطباق عملکرد آزمایشگاه ارجاع با استانداردھاي  جاري آزمایشگاه ها و صلاحیت آن آزمایشگاه در انجام آزمایش ھاي درخواست شده اطمینان حاصل نماید.

5-6- معیارھاي انتخاب آزمایشگاه ارجاع عمدتاً در سه حوزه قرار مي گیرند :

الف: کیفیت خدمات آزمایشگاه ارجاع

ب: کارایي ارائه خدمات توسط آزمایشگاه ارجاع

پ: هزینه اثربخشي

5-7- کیفیت خدمات آزمایشگاه ارجاع: مسئول آزمایشگاه ارجاع دھنده باید از کیفیت عملکرد آزمایشگاه ارجاع اطمینان حاصل نماید. به این منظور مي بایست ابتدائا ھنگام انتخاب و بعد از آن بطور مستمر، آزمایشگاه ارجاع را  مورد ارزیابی قرار دهد. این ارزیابی به طریق مختلف ممکنست انجام شود بعنوان مثال:

5-7-1- بهره گیري از نظرات دریافت کنندگان خدمات مانند بیماران و پزشکان یا سایر آزمایشگاه هایي که نمونه ھاي خود  را به آن آزمایشگاه ارسال مي نمایند.

5-7-2-  ارسال نمونه ھاي کنترل با مقادیر مشخص در نوبت ھای متعدد به آزمایشگاه ارجاع و ارزیابي و مقایسه  نتایج بدست آمده.

5-7-3- ارسال بخشی از یک نمونه، به یک آزمایشگاه مرجع یا مورد اعتماد دیگر، بطور ھمزمان و مقایسه نتایج بدست آمده.

 تبصره ١ : در صورتیکه از ارسال نمونه برای اطمینان  از عملکرد آزمایشگاه ارجاع استفاده می شود آزمایشگاه ارجاع دھنده باید ملاحظات لازم را برای اعتبار روش بعمل آورد ( مثلاً اطمینان از پایداری نمونه ای که ارسال می کند).

5-7-4-  ارزیابی نتیجه شرکت آزمایشگاه ارجاع در برنامه ھای معتبر ارزیابی خارجی کیفیت.

5-7-5-  بازدید از آزمایشگاه ارجاع و بررسي روند و سوابق انجام فعالیت ھای  مرتبط (ارزیابی سیستم کیفیت درآزمایشگاه ارجاع): ممیزی یا بازرسی یکی از بهترین و جامع ترین روشھای ارزیابی کیفیت خدمات درآزمایشگاه ارجاع می باشد. آزمایشگاه ارجاع درصورت درخواست آزمایشگاه ارجاع دھنده ، باید اجازه بازدید از نحوه انجام خدمات را در محل آزمایشگاه بدهد. این ارزیابي مي تواند شامل ھمه یا قسمتی از موارد زیر باشد:

5-7-5-1- تسهیلات و امکانات: شامل فضاي فیزیکي، تاسیسات، نظافت عمومی

5-7-5-2- کارکنان: در ارزیابی صلاحیت مشئول فني، کارکنان و مشاوران آزمایشگاه ارجاع، گواهي نامه ها ،  سوابق آموزشي و تجربیات در زمینه بکارگیری تکنیک ھای خاص آزمایشگاهی مي تواند مورد ارزیابي قرار گیرد.

5-7-5-3-  تجهیزات:

الف:  از تناسب تجهیزات با آزمایش ھایي که انجام مي شود و دامنه عملکرد و حجم آزمایش ھاي پذیرش شده باید اطمینان حاصل گردد .

ب: برنامه مدون مربوط به سرویس، نگهداري و کنترل کیفي دوره اي تجهیزات باید موجود بوده و سوابق مربوط به انجام این برنامه ھا باید مورد ارزیابي قرار گیرد.

5-7-5-4-  روشھاي اجرائي انجام آزمایش و ھمچنین روش ھاي اجرائي  قبل و بعد از انجام آزمایش مي باید ب حد کفایت تعریف و مکتوب شده و به کارکنان مرتبط تفهیم گردیده باشد.

5-7-5-5- فعالیت ھا و برنامه ھاي کنترل کیفیت انجام آزمایش: سوابق مربوط به انجام برنامه کنترل کیفي داخلي درآزمایشگاه ارجاع که می بایست مورد ارزیابی قرار گیرد شامل:

الف:  اطمینان از کیفیت و مناسب بودن مواد، معرف ھا و کیت ھاي مورد استفاده در انجام آزمایش

ب: بکارگیري روش ھاي صحیح و مورد تایید جهت انجام آزمایش

پ: استفاده از کنترل ھاي مناسب به تعداد کافي در ھر سري کاري

ت: سوابق ثبت نتایج مربوط به کنترل ھاي مورد استفاده در ھر سري کاري

ث: مشخص و مکتوب بودن نحوه تفسیر نتایج کنترل کیفي داخلي و استفاده از آن در جهت رفع خطاه هاي آزمایشگاهی

5-7-5-6- شرکت آزمایشگاه ارجاع در برنامه ارزیابي خارجي کیفیت

الف: آزمایشگاه ارجاع باید سوابق شرکت در برنامه آزمون مهارت حرفه ایی/ ارزیابي خارجي کیفیت در زمینه ھاي مرتبط را نگهداري و ارائه نماید.

ب: آزمایشگاه ارجاع باید برنامه مستندي براي بازنگري و تفسیر نتایج آزمون مهارت حرفه اي / ارزیابی خارجی کیفیت داشته و سوابق اقدامات اصلاحي انجام شده در جهت رفع خطاھاي کشف شده از این طریق موجود باشد.

پ: چنانچه آزمایشگاه ارجاع در برنامه ھاي اعتبار بخشي داوطلبانه شرکت مي نماید، اطلاعات مربوط به این برنامه ھا و گواهی مربوطه که توسط مراکز نظارتي معتبر صادر شده، باید در دسترس و قابل ارائه باشد .

5-7-5-7- بررسي سوابق نظرسنجي از سایر مشتریان آزمایشگاه ھاي ارجاع مثلا نظرسنجي از پزشکان ، بیماران و سایرآزمایشگاه ھاي ارجاع دھنده و چنانچه آزمایشگاهھاي ارجاع دھنده متعددي نمونه ھاي خود را به آزمایشگاه ارجاع ارسال می کنند. باید فهرستي از آزمایشگاهھاي ارجاع دھنده و در صورت نظرسنجي از آنها، سوابق نظرسنجي ھاي انجام شده مورد ارزیابي قرار گیرد.

5-7-5-8- مستندات: کلیه مستندات مربوط به موارد فوق، از جمله سوابق آموزشي کارکنان ، سوابق کنترل و نگهداري تجهیزات، سوابق فعالیت ھاي کنترل کیفي داخلي و خارجي و ھمچنین سوابق مربوط به ثبت خطاھا و موارد عدم انطباق و اقدامات انجام شده در جهت برطرف نمودن خطاھا باید در آزمایشگاه ارجاع موجود بوده و در صورت درخواست به آزمایشگاه ارجاع دھنده ارائه گردد.

5-7-5-9- دریافت لوح کیفیت آزمایشگاه مرجع سلامت: دریافت لوح کیفیت توسط آزمایشگاه ارجاع، نشاندھنده پایبندی آن آزمایشگاه به حداقل استانداردھای حرف ھای آزمایشگاهی است و می تواند معیار خوبی برای اطمینان از کیفیت عملکرد آزمایشگاه ارجاع محسوب گردد.

5-7-5-10- سوابق ارزیابی ھای بعمل آمده از آزمایشگاه ، توسط ادارات امور آزمایشگاهھا: سوابق گزارشات ممیزی انجام شده از آزمایشگاه ارجاع ، توسط ممیزین ادارات امور آزمایشگاهھای دانشگاه متبوع می تواند در ارزیابی نحوه ارائه خدمات توسط آزمایشگاه ارجاع بسیار کمک کننده باشد. تبصره 2: اگرچه انجام ارزیابی برای کسب اطمینان از کیفیت خدمات آزمایشگاه ارجاع الزامی است اما بدیهی است نحوه ارزیابی می بایست مورد توافق طرفین قرار گیرد.

5-8-کارایي ارائه خدمات توسط آزمایشگاه ارجاع: آزمایشگاهي که براي انجام آزمایش از آزمایشگاه دیگر نمونه دریافت مي کند باید بتواند کارایي خود را در انجام این امر نشان دھد. مواردي که در ارزیابي کارآیي آزمایشگاه ارجاع می بایست مد نظر قرار گیرد مي تواند شامل دامنه آزمایش ھایي که آزمایشگاه ارجاع انجام مي دھد، شیوه انتقال نمونه (در مواردي که انتقال نمونه ها به عهده این آزمایشگاه است)، زمان چرخه کاری Turn-Around Timeیا TAT، تسهیلات ویژه برای ارائه نتایج بصورت الکترونیک و نحوه تفسیر و گزارش دهی نتایج آزمایش می باشد. آزمایشگاه ارجاع دهنده پس از بررسی موارد فوق و با توجه به تناسب کیفیت و کارایی خدمات ارائه شده با نیازهای خاص آن آزمایشگاه، تصمیم به عقد قرارداد با آزمایشگاه ارجاع می گیرد.

5-8-1- دامنه آزمایشھایي که آزمایشگاه ارجاع انجام مي دھد :

5-8-1-1- هر آزمایشگاه قبل از انتخاب آزمایشگاه ارجاع باید اهداف و طیف کاري خود را مشخص نموده و براساس دامنه کاري مورد نظر به تنوع خدمات ارائه شده توسط آزمایشگاه ارجاع ، بعنوان یکی از معیارھای انتخاب آزمایشگاه ارجاع ، توجه نماید. آزمایشگاه ارجاع دھنده ، براي پوشش دادن تمام آزمایشات ممکن است به چند آزمایشگاه ارجاع نیاز داشته باشد.

5-8-1-2- آزمایشگاهھاي ارجاع ، ممکن است براي تکمیل تستھاي ارجاعي خود مجبور به ارجاع نمونه به دیگر آزمایشگاهھا باشند. اگر آزمایشگاه ارجاع بعضي نمونه ھا را به آزمایشگاه دیگري ارجاع میدھد آن آزمایشگاه باید مشخص و صلاحیتش مورد تأیید بوده و نام آن آزمایشگاه در سوابق مربوطه ثبت گردد و آزمایشگاه ارجاع دھنده اولیه از این امر کاملا مطلع باشد.

5-8-2- زمان چرخه کاری TAT) یا : (Turn-Around-Time اگرچه زمان جواب دهي آزمایشات مختلف ، متفاوت است ولي در ھر حال زمان گزارش دهي باید مشخص بوده و تأخیر پیش بیني نشده در گزارش نتایج باید به آزمایشگاه ارجاع دهنده، اطلاع داده شود. اگر انجام بعضي آزمایشھاي اختصاصي محدود به روزهاي مشخصي از هفته است، براي محاسبه زمان چرخه کاري، این اطلاعات باید در دسترس آزمایشگاه ارجاع دهنده قرار گیرد. کوتاه بودن زمان چرخه کاری می تواند یکی دیگر از معیارھای انتخاب آزمایشگاه ارجاع باشد.

5-8-3- قالب گزارش دهی: در مواردي که قالب یا شکل گزارش دهي خاصي مد نظر آزمایشگاه ارجاع دھنده باشد، آزمایشگاه ارجاع می تواند گزارش نتایج را بسته به نیازھا و معیارھاي آزمایشگاه ارجاع دھنده طراحي نماید.

5-8-4- تفسیر نتایج و خدمات مشاوره اي: آزمایشگاه ارجاع باید به پرسش ھاي مطرح شده مربوط به نتایج آزمایشات، سریعاً پاسخ داده و در صورت نیاز براي آزمایشگاهھاي ارجاع دھنده امکان خدمات مشاوره اي و تفسیر نتایج را فراهم آورد.

5-8-5- سیستم ارتباطي: تسهیلات ویژه برای ارتباط بین آزمایشگاه ارجاع و آزمایشگاه ارجاع دھنده مثلا ارتباط الکترونیک برای پذیرش نمونهھا و ارائه نتایج بصورت الکترونیک سبب کارایی بیشتر در روند ارائه خدمات توسط آزمایشگاه ارجاع می شود .

5-9- ھزینه اثربخشي: اگرچه بحث ھزینه انجام خدمات در آزمایشگاه ارجاع مسئله مهمي است، ولي در انتخاب آزمایشگاه ارجاع می بایست به اثربخشی ھزینه صرف شده توجه ویژه معطوف نمود.

نکته مهم : ارزیابي آزمایشگاه ارجاع به لحاظ کیفیت، کارایي و ھزینه اثربخشي ارائه خدمات نه فقط برای انتخاب آزمایشگاه ارجاع بلکه بصورت یک فرآیند مستمر و در فواصل زماني منظم می بایست انجام گیرد و کلیه سوابق و مستندات مربوط به ارزیابی مستمر آزمایشگاه ارجاع باید در آزمایشگاه ارجاع دهنده نگهداري شده و قابل ارائه به ممیزین باشد.

5-10- عقد قرارداد بین آزمایشگاه ارجاع دهنده و آزمایشگاه ارجاع :

5-10-1- قرارداد مشخصي باید تنظیم شود که در آن وظایف، تعهدات و مسئولیت ھاي دو طرف (آزمایشگاه ارجاع دھنده و آزمایشگاه ارجاع) بطور شفاف و جامع تعیین و مشخص شده باشد.

این قرارداد مي بایست در فواصل زماني معین (مثلا سالانه) مورد بازنگري قرار گرفته و درصورت لزوم اصلاح و سپس تمدید گردد.

5-10-2-  در قرارداد منعقد شده حداقل موارد زیر باید شفاف گردد:

الف: مسئولیت جمع آوري نمونه

ب: مسئولیت انتقال نمونه

پ: نحوه انتقال نمونه

ت: آموزشھای مورد نیاز برای کارکنان

ث: زمان چرخه کاري

ج: نحوه گزارشدهی و تعیین افراد مسئول (مانند مسئول گزارش نتایج در آزمایشگاه ارجاع و مسئول دریافت نتایج در آزمایشگاه ارجاع دهنده)

چ: نحوه ارتباط مالي دو آزمایشگاه

ح: نحوه اطمینان از کیفیت و کارآیی عملکرد آزمایشگاه ارجاع

خ: نحوه رفع مشکلات، حل اختلافات و زمان بازنگري قرارداد

5-11- بسته بندي و انتقال نمونه ھاي آزمایشگاهی :

5-11-1- مسئولیت بسته بندی ایمن نمونه ھا و انتقال نمونه تا تحویل آن به نماینده آزمایشگاه ارجاع ، بعهده آزمایشگاه ارجاع دهنده است. تحویل نمونه  نماینده آزمایشگاه ارجاع ممکن است در محل آزمایشگاه ارجاع دهنده یا آزمایشگاه ارجاع صورت گیرد. بدیهی است از زمان تحویل نمونه به نماینده آزمایشگاه ارجاع مسئولیت مدیریت و حفظ نمونه و ملاحظات ایمنی مربوطه ، بعهده آزمایشگاه ارجاع می باشد .

5-11-2- بسته بندي نمونه هاي آزمایشگاهي باید طبق اصول صحیح و مطابق دستورالعمل مشخص و مکتوب صورت گیرد. فرد مسئول بسته بندي و فردي که بر مناسب بودن نحوه بسته بندي نظارت دارد باید مشخص شده باشد. (مطابق دستورالعمل نحوه صحیح و ایمن بسته بندي نمونه هاي آزمایشگاهي)

5-11-3- روش انتقال نمونه از آزمایشگاه ارجاع دهنده به آزمایشگاه ارجاع و فرد مسئول این کار باید به وضوح تعریف شده باشد.

5-11-4- روش انتقال نمونه هاي مختلف باید به نحوي باشد که تمامیت و کیفیت نمونه هاي بیماران را حفظ نماید. به این منظور عواملي مثل زمان انتقال، شرایط و دماي مناسب براي انتقال و همچنین ظرف مناسب براي انتقال و...  مي بایست در نظر گرفته شود. الزامات مربوط به نمونهھاي خاص ( مثلا براي انتقال نمونه هاي فریز شده) و باید کاملاً مشخص و مکتوب باشند و فرد مسئول انتقال نمونه آگاهی کامل از روش صحیح انتقال داشته باشد.

5-11-5- روش انتقال نمونه ها باید به نحوي باشد که ایمني فرد انتقال دهنده ، کارکنان آزمایشگاه، افراد جامعه و محیط حفظ گردد. روش حمل ایمن نمونه مطابق با دستورالعمل مکتوب شده باید انجام پذیرد. اگر از خدمات پیک استفاده می شود، باید مسئول انتقال نمونه آگاهی کامل از این دستورالعمل داشته باشد.

5-11-6- برنامه اي جهت تعداد کافي دفعات انتقال نمونه توسط آزمایشگاه ارجاع دهنده می بایست مشخص گردد.

5-12- الزامات آزمایشگاه ارجاع دهنده

5-12-1 جمع آوری و ارسال نمونه هاي آزمایشگاهی با مسئولیت و زیرنظر مستقیم مسئول فني آزمایشگاه ارجاع دهنده صورت مي گیرد. آموزش پرسنل در مورد نحوه جمع آوری و ارسال نمونه بعهده مسئول فنی آن آزمایشگاه است.

5-12-2- آزمایشگاه ارجاع دهنده باید فهرست مکتوب تمام آزمایشگاه هاي ارجاع طرف قرارداد و آزمایشات ارجاعی به آن ها را داشته باشد.

5-12-3- آزمایشگاه ارجاع دهنده باید به طریق مقتضي اطمینان حاصل نماید که آزمایشگاه ارجاع، صلاحیت و توانایي انجام تعهدات توافق شده در قرارداد فیمابین را دارا مي باشد. ارزیابی اولیه و مستمر کیفیت و کارایی خدمات تنها روش حصول اطمینان است مي بایست تمهیدات مشخصي براي ارزیابي دوره اي آزمایشگاه ارجاع پیش بیني شده و سوابق انجام این کار موجود باشد.

5-12-4- مشخصات کامل نمونه هایي که به آزمایشگاه دیگر ارجاع شده باید ثبت و نگهداري شوند. این مشخصات حداقل شامل نوع نمونه، نوع آزمایش مورد درخواست، تاریخ و زمان ارسال و مشخصات بیمار مي باشد.

5-12-5- از آنجایی که بسته بندي و انتقال نمونه اساسا بعهده آزمایشگاه ارجاع دهنده است، این امر مي بایست بر اساس اصول صحیح بسته بندي صورت گرفته و در حین انتقال به حفظ تمامیت و کیفیت نمونه و ایمني فرد حمل کننده و محیط توجه گردد.

5-12-6- نحوه دریافت نتایج و برگه گزارش باید مشخص بوده و فرد مسئول این کار تعیین شده باشد.

5-12-7- سوابق پذیرش و ارسال و نسخه هاي از گزارش آزمایشگاه ارجاع باید تا مدت زمان مشخص در بایگاني آزمایشگاه ارجاع دهنده نگهداري شود (حداقل دو سال) پیشنهاد می شود. استفاده از سیستم نرم افزاری امکان نگهداری آن ها به مدت نامحدود را فراهم می کند.

5-13- الزامات آزمایشگاه ارجاع

5-13-1- آزمایشگاه ارجاع ، باید فهرست مکتوب تمام آزمایشگاه هاي ارجاع دهنده طرف قرارداد و آزمایشات مورد پذیرش مربوط به هر کدام را داشته باشد.

5-13-2- آزمایشگاه ارجاع باید دستورالعملھاي جامعي براي آماده سازي صحیح و مناسب بیماران قبل از جمع آوري نمونه و شرایط نمونه گیری برای نمونه ھای خاص آماده نموده و در اختیار آزمایشگاه ارجاع دهنده قرار دهد.

5-13-3- آزمایشگاه ارجاع باید دستورالعملھاي جامعي در مورد نحوه جمع آوري نمونهھاي خاص مورد پذیرش آماده نموده به آزمایشگاه ارجاع دھنده ارائه نماید. این دستورالعمل باید حداقل شامل موارد زیر باشد :

الف: کمیت نمونه (مثلا تعداد و حجم) مورد نیاز براي آزمایشھای موردنظر

ب: نحوه صحیح جمع آوري نمونه

پ: موارد ویژه مانند الزامات خاص حین نمونه گیري کودکان یا نمونه گیري از نقاط خاص بدن در صورت کاربرد

ت: نوع و میزان ضد انعقادها یا مواد نگهدارنده (در صورت لزوم)

ث: شیوه مناسب برچسب گذاري و اطلاعات مورد نیاز روي بر چسب نمونه

ج: اطلاعات بالیني مورد نیاز

5-13-4- چنانچه نماینده آزمایشگاه ارجاع ، نمونه را در محل آزمایشگاه ارجاع دهنده تحویل گرفته و انتقال نمونه بین دو آزمایشگاه بعهده آزمایشگاه ارجاع می باشد ، می بایست اصول حفظ تمامیت و کیفیت نمونه و ایمني فرد حمل کننده و محیط بدقت رعایت گردد .

5-13-5- آزمایشگاه ارجاع باید معیارهاي واضحي براي نمونه ها غیرقابل قبول داشته و شرایط مربوط به رد نمونه را مستند کرده و در اختیار آزمایشگاه ارجاع دهنده قراردهد.

5-13-6-  آزمایشگاه ارجاع ملزم است بموقع و به طریق مناسب نسبت به اطلاع رسانی آزمایشگاه ارجاع دهنده در مواردی نظیر فقدان نمونه، مناسب یا کافی نبودن نمونه یا اطلاعات مرتبط با آن، نیاز به نمونه گیری مجدد برای تکرار آزمایش، تاخیر در آماده شدن نتایج به دلایل فنی و گزارش فوری نتایجی که در محدوده بحرانی قرار دارند به بیمار و پزشک درخواست کننده اقدام نماید.

5-13-7- نحوه پذیرش آزمایش باید به وضوح مشخص باشد. هر گونه تغییر در الزامات مربوط به پذیرش نمونه باید پیشاپیش به آزمایشگاه ارجاع دهنده اطلاع داده شود.

5-13-8- گزارشات آزمایشگاه ارجاع به هر صورت که تهیه شود باید حداقل حاوي اطلاعات زیر باشد:

الف: نام آزمایشگاه ارجاع دهنده و نام و نشاني آزمایشگاه ارجاع

ب: حداقل اطلاعات لازم برای شناسایی بیمار (مثل نام و نام خانوادگی، سن، جنس و شماره پذیرش)

پ: نوع نمونه مورد بررسي

ت: نوع آزمایش و روش انجام آزمایش

ث: واحد اندازه گیري و محدوده مرجع متناسب با سن و جنس و یا دیگر محدوده هاي تشخیصي درماني

5-13-9- آزمایشگاه ارجاع باید ساز و کاري که از طریق آن آزمایشگاه ارجاع دھنده را از تغییرات محدوده مرجع آگاه می سازد مشخص نموده و این تغییرات را در برگه گزارش دهی اعمال نماید.

5-13-10- تعیین محدوده بحراني: محدوده بحراني براي آزمایشات در موارد مقتضي باید تعریف شده باشد.در صورتیکه نتیجه آزمایش در محدوده بحراني قرار گیرد باید فورا با آزمایشگاه ارجاع دهنده تماس گرفته و اطلاع داده شود.

5-13-11- آزمایشگاه ارجاع باید از یک سیستم ارتباطي مشخص و مورد قبول، جهت پذیرش و گزارش دهی استفاده کند. این سیستم باید توانایي برآوردن الزامات مورد نیاز آزمایشگاه ارجاع دهنده را داشته باشد. ارتباط بین آزمایشگاه ارجاع و آزمایشگاه ارجاع دهنده باید بھنگام و بموقع باشد، نحوه ارتباط و فرد یا افراد مسئول برقراري ارتباط نیز باید تعیین شده باشد. سیستم ارتباطی خصوصا در اطلاع رسانی در مواردی نظیر فقدان نمونه، مناسب  یا کافی نبودن نمونه ، نیاز به نمونه مجدد برای تکرار آزمایش، تاخیر در آماده شدن نتایج به دلایل فنی و گزارش فوری نتایجی در محدوده بحرانی قرار دارند اھمیت ویژه پیدا میکند.

5-13-12- آزمایشگاه ارجاع باید سیاست مکتوبي در خصوص نحوه تحویل نتایج و برگه گزارش داشته باشد که در آن مشخص باشد که گزارشات از چه طریق و به چه کساني در آزمایشگاه ارجاع دهنده تحویل داده مي شود. این سیاست باید مطابق با آنچه در قرارداد فیمابین مورد توافق قرار گرفته بوده و براي آزمایشگاه ارجاع دهنده روشن گردد.

5-13-13- تغییر و اصلاح برگه گزارش: آزمایشگاه ارجاع باید براي اصلاح و تغییر نتایجی که قبلا گزارش کرده است (تغییر در نتایج ممکن است در صورت تکرار آزمایش یا انجام آزمایش به روش دیگر اتفاق بیفتد) سیاست و روش مشخصي داشته باشد. فرد مسئول و مجاز و نحوه کار مي بایست تعیین و مکتوب شده باشد و به اطلاع آزمایشگاه ارجاع دهنده برسد.

5-13-14- نسخه ای  از مستندات مربوط به پذیرش و ارسال نتایج و نیز گزارش آزمایش یا فایل نرم افزاري آن باید در بایگاني آزمایشگاه ارجاع تا مدت زمان مشخص نگهداري شود. (برای مستندات کاغذی حداقل دو سال پیشنهاد می شود.)

نکته 1: در صورتیکه اطمینان از انجام صحیح روند فعالیت های فوق ، به تشخیص آزمایشگاه ارجاع دهنده یا ارجاع ، مستلزم آموزش کارکنان باشد این کار باید با ھماھنگی مسئولین فنی دو آزمایشگاه انجام و سوابق آن نگهداری شود.

نکته٢: آزمایشگاه ارجاع برای اطمینان از کیفیت انجام امور مرتبط به ارجاع نمونه (مدیریت نمونه ، شرایط انتقال ، ثبت و نگهداری نتایج) در آزمایشگاه ارجاع دهنده، می تواند با ھماھنگی آزمایشگاه ارجاع دھنده نسبت به ممیزی این فعالیت ھا اقدام نموده و سوابق آن را نگهداری کند.

 

5-14- طرز ارسال نمونه محصول فقط جهت مطالعه کروموزومی

 5-14-1- نمونه مورد نظر باید از عضله خالص چربی و پوست از کشاله ران جنین تهیه شود. در صورتی که نمونه گیر از عضله امکان پذیر نباشد از قسمت پرزهای جفت نمونه برداری شود. در صورتی که نمونه کورتاژ بود جنین غیر قابل تشخیص بودند نمونه از بافت غیر خونی کورتاژ تهیه شود.

 5-14-2- مقدار نمونه مورد نیاز حدود یک بند انگشت و غیر خونی می باشد سرم فیزیولوژی  یا محلول HAMS F10 شست و شو داده شود لوله فالکون حاوی محلول PRMI ، HAMS F10 به طوری قرار گیرد که کاملا داخل محلول غوطه ور باشد. سپس درب لوله فالکون با پارافیلم جهت جلوگیری از نشت محلول بسته بندی شود.

5-14-3- بهترین نمونه، نمونه است که بیش از ۷۲ ساعت از مرگ جنین نگذشته باشد. در صورتی که این زمان گذشته باشد احتمال جواب دهی وجود خواهد داشت. به هیچ وجه محلول فرمالین به نمونه اضافه نشود

 جفت و جنین جهت اتوپسی از طرف قرارداد پذیرفته نخواهد شد در صورت تمایل بیمار جهت انجام اتوپسی نمونه توسط والدین مستقیم تحویل آزمایشگاه شود.

الف: نام و نام خانوادگی. تاریخ تولد مادر و هفته بارداری را روی لوله فالکون بنویسید.

ب: لوله های فالکون را داخل فلاسک قرار دهید.

 پ: در فصل گرما بسته یخ خشک را در داخل فلاسک قرار داده به طوری که یونولیت بین سرنگ ها و بسته ی خشک قرار گیرد به هیچ عنوان نمونه بافت در مجاورت مستقیم با یخ نباشد احتیاجی به استفاده از بسته های یخ خشک نمی باشد.

 ت: فرم ها و برگه ها در زیپ کیف به طوری قرار گیرد که با نمونه ها تماس نداشته باشد

 ث: لطفا تمامی اطلاعات درخواست شده در فرم های مخصوص هر تست مربوط به آزمایشگاه به صورت کامل و خوانا نوشته و رسم شود و مدارک مورد نیاز از جمله سونوگرافی تست های غربالگری و تاریخ سه تا زایمان القایی ضمیمه گردد.

5-15- طرز ارسال بلوک  جهت انجام آزمایش FISH HER2

1-5-15 ارسال بلوک های بافت در دمای معمولی محیط انجام شود و از یخ زدگی یا گرم کردن بیش از حد آنها خودداری شود.

15-5-2    همراه بلوک های ارسالی درخواست کتبی شامل لیستی از موارد ارسال شده با شماره. نام و نام خانوادگی، سن، تست موارد درخواست و مشخصات مربوط به بیماران ارسال شود.

15-5-3     ارسال گزارش پاتولوژی مربوط به بلوک ارسال شده الزامی است.

15-5-4     گزارش IHC  در صورت وجود ارسال شود.

 15-5-5    در صورتی که برای بیمار رحم بیوپسی برداشت کامل تومور انجام شده باشد لطفا بلوک توموراال مربوط به عمل جراحی برداشت کامل برای آزمایش HER2  ارسال شود.

 15-5-6    در صورتی که نمونه بررسی Frozen Section انجام شده باشد بلوک ارسالی از نمونه مربوطه به Frozen نباشد.

5-16- شرایط ارسال نمونه پاتولوژی جهت تهیه بلوک پارافینه و اسلاید

5-16-1- نمونه های آماده پاس (برش خورده توسط آزمایشگاه مبدا) با حداکثر ضخامت cm 3-2  ظروف حاوی فرمالین ۱۰ درصد کافی ارسال گردند.

 5-16-2- نمونه ها در ظرف دربسته غیر قابل نشت جدا از یکدیگر ارسال شوند  و لیبل جداگانه برای هر ظرف وجود داشته باشد.

5-16-3- مشخصات کامل روی لیبل ظرف شامل شماره و زیر شماره کامل و خوانا به همراه نام بیمار ذکر شده باشد. اطمینان از همخوانی کامل نمونه ها با لیست ارسالی حاصل گردد و امضاء مسئول ارسال نمونه های آزمایشگاه مبدا در زیر لیست وجود داشته باشد

5-16-4- تحویل گیرنده بلوک ها و اسلایدهای آماده شده موظف است در هنگام تحویل این موارد برگه رسید تحویل را امضا نماید. لازم به ذکر است در صورت عدم همخوانی نمونه ها با لیست ناخوانا روی ظرف  کیفیت نامناسب ظرف شامل عدم وجود فرمالین بازشدن درب ظروف و موارد مشابه نمونه  نمونه های ارسالی عودت داده خواهد شد.

 5-17- طرز ارسال نمونه خون برای مطالعه کروموزومی

5-17-1- 3 تا ۵ سی سی خون با سرنگ گرفته شود و در لوله های هپارینه خالی شود و یا می توانید با Venoject (سرنگ‌های خلا) خون گرفته و مستقیماً خون در لوله های هپارینه وارد شود. لوله‌های ها باید استریل و شرکتی در سبز رنگ باشد و تاریخ انقضای آن نگذشته باشد. در صورت در دسترس نبودن لوله های شرکتی جهت تهیه محلول هپارین به ازای ۵۰۰۰ واحد هپارین، ۵ سی سی نرمال سالین یا آب مقطر در شرایط استریل به آن اضافه شود ۴ درصد از محصول ساخته شده برای ۵ سی سی نمونه خون کافیست قابل ذکر است احتمال عدم جوابدهی برای لوله های غیر استاندارد و غیر شرکتی وجود دارد.

5-17-2- نام و نام خانوادگی و تاریخ تولد بیمار را روی لوله بنویسید

5-17-3- داخل فلاسک قرار دهید در فصل گرما بسته های یخ خشک را در  داخل فلاسک یونولیت بین لوله و بسته یخ خشک قرار گیرد نمونه های خون در مجاورت مستقیم با یخ نباشد در فصل سرما احتیاجی به استفاده از یخ خشک نمی باشد.

 5-13-4- فرم ها و در زیپ کیف به طوری قرار گیرد که با نمونه ها تماس نداشته باشد لطفاً تمامی اطلاعات درخواست شده در فرم های مخصوص هر تست مربوط به آزمایشگاه به صورت کامل و خوانا نوشته شود و مدارک مورد نیاز از جمله شجره نامه ضمیمه گردد.

5-18- طرز ارسال نمونه خون برای تست های مولکولی

5-18-1- 10 سی سی خون با سرنگ گرفته شود و در لوله حاوی EDTA خالی شود و یا می توانید با سرنگ های خلا  و مستقیما در لوله ها. وارد شود، لوله‌ها باید استریل و در لوله های شرکتی درب بنفش و تاریخ انقضای آن نگذشته باشد در صورت در دسترس نبودن لوله های شرکتی جهت لوله های حاوی EDTA، 200 لاندا از محصول 5/0 درصد مولار EDTA  برای 10 سی سی خون کافی است. قابل ذکر است احتمال عدم جوابدهی برای لوله های غیر استاندارد و غیر شرکتی وجود دارد نام و نام خانوادگی و تاریخ تولد بیمار را روی لوله بنویسید.

 

5-18-2-  لوله ها را داخل فلاکس قرار دهید، در فصل گرما بسته های یخ خشک را در داخل فلاسک قرار داده به طوری که یونولیت بین لوله ها و بسته های یخ خشک قرار گیرد.

5-18-2- نمونه های خون در مجاورت مستقیم با یخ نباشد در فصل سرما احتیاج به استفاده از بسته یخ خشک نمی باشد.

 5-18-3- فرم ها و برگه ها در زیپ کیف به طوری قرار گیرد که با نمونه ها تماس نداشته باشد. لطفاً تمامی اطلاعات درخواست شده در فرم های مخصوص هر تست مربوط به آزمایشگاه به صورت کامل و خوانا نوشته شود و مدارک مورد نیاز از جمله جواب آزمایشات ژنتیک قبلی ضمیمه گردند.

5-19- طرز ارسال نمونه آمنیون

5-19-1- ترجیحا 2 سرنگ هرکدام 10 سی سی گرفته شود. مقادیر کمتر از 10 سی سی ممکن است به نتیجه نرسند. احتمال آلودگی با سلول های مادری و یا عدم رشد نمونه های کدر و خونی افزایش می یابد.

5-19-2- زودتر از 15 هفته بارداری نمونه برداری انجام نشود.

5-19-3- بهترین زمان جهت انجام آزمایش کشت و مطالعه کروموزومی روی مایع آمنیوتیک بین 15 الی 18 هفته بارداری می باشد و عدم امکان رشد در نمونه های بالای 20 هفته بارداری افزایش می یابد.

5-19-4- نام و نام خانوادگی، تاریخ تولد مادر و هفته بارداری را روی سرنگ یا لوله فالکون بنویسید.

5-19-5- از هرگونه دستکاری سرنگ ها خودداری فرمایید. ترجیحا نمونه برداری در سرنگ های یکسان انجام شود.

5-19-6- سرنگ ها یا لوله فالکون را داخل فلاسک قرار دهید.

5-19-7- در فصل گرما بسته یخ خشک را در داخل فلاسک قرار داده شود.

5-19-8- به هیچ عنوان نمونه های مایع آمنیوتیک در مجاورت مستقیم با یخ نباشند.

5-19-9- فرم ها و برگه ها در زیپ کیپ به طوری قرار گیرد که با نمونه ها تماس نداشته باشد.

5-19-10- لطفا تمامی اطلاعات درخواست شده در فرم های مخصوص هر تست مربوط به آزمایشگاه به صورت کامل و خوانا نوشته شود و مدارک مورد نیاز از جمله جواب آزمایشات ژنتیک قبلی ضمیمه گردند.

5-20- طرز ارسال نمونه CVS

5-20-1- بهترین زمان انجام کشت و مطالعه کروموزومی CVS بین 11 الی 13 هفته بارداری می باشد و مقدار نمونه مورد نیاز حداقل 15 میلی گرم پرز می باشد.

5-20-2- نمونه باید در شرایط کاملا استریل، زیر هود پاک شده پس از قرار دادن نمونه داخل فالکون و پر کردن لوله با محلول HAMS F10، RPMI و یا هر محیط کشت در دسترس درب فالکون با پارافیلم بسته شود.

5-20-3- ارسال نمونه ترجیحا در کوتاه ترین زمان ممکن انجام شود. سرنگ ها یا لوله فالکون را داخل فلاسک قرار دهید.

4-20-5- در فصل گرما بسته یخ خشک را در داخل فلاسک قرار داده شود.

5-20-6- به هیچ عنوان نمونه ها در مجاورت مستقیم با یخ نباشند.

6-20-7- فرم ها و برگه ها در زیپ کیپ به طوری قرار گیرد که با نمونه ها تماس نداشته باشد.

7-20-8- لطفا تمامی اطلاعات درخواست شده در فرم های مخصوص هر تست مربوط به آزمایشگاه به صورت کامل و خوانا نوشته شود و مدارک مورد نیاز از جمله جواب آزمایشات ژنتیک قبلی ضمیمه گردند.